Demandez, recevez et validez les documents de vos clients dans un seul espace sécurisé — avec rappels automatiques, modèles réutilisables et vue d’ensemble sur toutes vos demandes.
Pourquoi ça compte
Le vrai coût de courir après les documents clients
Dans plusieurs cabinets, la collecte de documents semble banale — jusqu’à ce qu’elle devienne une suite de relances, de suivis et de validations manuelles. Ce n’est pas seulement une question de temps. C’est aussi une question de structure, de traçabilité et d’expérience client.
Sans structure claire | Avec une demande de fichier Convoflo |
|---|---|
Relances répétées pour les mêmes documents Pièces jointes dispersées dans plusieurs courriels Versions multiples d’un même fichier Manque de visibilité sur ce qui est reçu, refusé ou manquant Temps administratif qui s’accumule inutilement Expérience frustrante pour le cabinet comme pour le client | Liste claire des documents attendus Documents requis ou optionnels selon le besoin Date limite et rappels automatisés Dépôt direct dans un espace sécurisé Validation, refus ou approbation au même endroit Vue d’ensemble sur toutes les demandes en cours |
Autrement dit, vous passez d’un suivi manuel et fragmenté à un processus structuré, plus simple à gérer — et beaucoup plus simple à vivre pour vos clients.
Créer une demande de documents
Pour créer une demande, ouvrez la conversation avec votre client puis sélectionnez Demande de fichier. Vous pourrez ensuite définir les documents à recevoir, indiquer ceux qui sont requis et configurer les rappels.
Pour chaque document, vous pouvez également définir :
si le document est requis ou optionnel
une date limite
des rappels automatiques si la demande n’est pas complétée
Convoflo peut envoyer des rappels automatiques après 1 jour, 3 jours et 7 jours. Toutefois, ce paramètre est personnalisable, vous pouvez établir votre propre plan de rappels automatisés.
Enregistrer un modèle pour réutiliser vos demandes
Si vous demandez régulièrement les mêmes documents, vous pouvez enregistrer la demande comme modèle.
Cela permet de :
réutiliser les mêmes listes de documents
standardiser vos processus
gagner du temps sur les dossiers récurrents
Les modèles sont particulièrement utiles pour les processus comme :
les déclarations d’impôts
les ouvertures de dossier
les vérifications de conformité
3. Ce que votre client peut faire
Une fois la demande envoyée, votre client peut répondre directement dans l’espace sécurisé.
Le client peut :
téléverser les documents demandés
refuser un document requis en expliquant pourquoi
ajouter des fichiers supplémentaires si nécessaire
4. Valider les documents reçus
Lorsque les documents sont soumis, vous pouvez les examiner directement dans Convoflo.
prévisualiser les fichiers
les télécharger
les approuver
les refuser si nécessaire
Si un document est refusé, le client peut soumettre une nouvelle version.
Suivre toutes les demandes en un coup d’œil
Convoflo offre également une vue globale pour suivre toutes vos demandes de fichiers.
demandes en attente
demandes en évaluation
demandes complétées
Une façon plus simple de gérer vos demandes de documents
Avec Convoflo, la collecte de documents devient structurée, facile à suivre et plus simple à gérer — autant pour vous que pour vos clients.
Au lieu de relancer par courriel et de jongler avec des fichiers dispersés, vous centralisez vos demandes, automatisez les suivis et gardez une visibilité complète sur chaque document, de la demande jusqu’à la validation.
Commencez par une première demande. Vous verrez rapidement la différence.
Publié le mercredi 18 mars 2026
Dernière mise à jour le mercredi 23 septembre 2026
