En période chargée, le plus long n'est pas de traiter les documents de vos clients. C'est de les obtenir. Un document manquant, un fichier déposé au mauvais endroit, une demande remplie mais jamais soumise : chaque oubli devient une relance. La version 2.26 de Convoflo règle ces petits blocages un par un, vous laisse faire vos demandes depuis Outlook et ouvre vos fichiers Word, PowerPoint et Excel sans téléchargement.

Demandes de fichiers

Des dossiers complets, sans courir après personne

Vos clients soumettent sans qu'on les relance

Quand tous les documents sont déposés mais que la demande n'est pas soumise, votre client reçoit un rappel 24 heures plus tard. Un bouton lui permet de soumettre en un clic, sans même se connecter.

Les fichiers déposés ailleurs trouvent leur place

Si votre client téléverse ses documents directement dans l'espace plutôt que dans la demande, Convoflo lui propose de les rattacher au bon item.

Vous gardez vos habitudes d'écriture

Vous rédigez un message qui demande des documents ? Convoflo vous propose de le convertir en demande de fichiers. La liste des documents et la date limite se créent toutes seules.

Vous corrigez en un geste

Un document est dans le mauvais item ? Glissez-le vers le bon.

Avec le module IA, Convoflo suggère l'item qui correspond à chaque fichier et avertit votre client, dès le dépôt, quand un document ne semble pas être le bon. Les demandes de fichiers, elles, sont incluses dans tous les forfaits.

Complément Outlook

Demandez documents et signatures sans quitter Outlook

Vous écrivez déjà à vos clients dans Outlook. Maintenant, la demande part avec votre courriel :

1. Rédigez votre courriel dans Outlook et ouvrez le volet Convoflo.

2. Cliquez sur « Demander des fichiers » pour ajouter la liste et la date limite, ou sur « Créer une demande de signature » : vos pièces jointes PDF et Word et vos destinataires sont déjà sélectionnés.

3. Sécurisez le courriel et envoyez. Convoflo avise votre client et s'occupe des rappels.

Vos modèles de demandes de fichiers sont aussi offerts dans Outlook. Les signatures demandent le module de signature électronique. Pas encore le complément ? Votre administrateur Microsoft 365 peut le déployer pour toute l'équipe : voir le guide de déploiement.

Aperçu Office

Ouvrez Word, PowerPoint et Excel sans rien télécharger

Les fichiers Word, PowerPoint et Excel que vos clients vous envoient s'ouvrent maintenant directement dans l'aperçu, quelques instants après leur téléversement. Moins de téléchargements, c'est aussi moins de documents confidentiels qui traînent sur les postes. Les fichiers PDF et Office ont aussi une vignette, et le bouton de téléchargement vous donne toujours le fichier original.

Pour Excel, l'aperçu montre la première feuille, en valeurs.

Aussi dans cette version

• Nouveau tiroir des membres et permissions : recherche, filtres, modifications en lot et renvoi d'invitation.

• En-tête d'espace repensé : membres, nombre de notes internes et ce qui attend votre client.

• Brouillons partagés entre vos appareils et nouveau tiroir des téléversements.

• Synchronisation SharePoint améliorée : import du contenu existant d'un dossier lié, sans rien écraser, et fichiers de plus de 250 Mo.

• Trois nouvelles actions Zapier et adresses suggérées à la saisie de l'adresse de facturation.