Sécurisez, classez et envoyez vos courriels clients directement dans Outlook
Connectez Microsoft Outlook à Convoflo pour traiter instantanément l'ensemble de vos communications externes. Que vous receviez des pièces jointes confidentielles ou que vous deviez transmettre des livrables sensibles, notre add-in officiel centralise vos flux entrants et sortants au sein d'un espace sécurisé dédié, sans jamais rompre vos habitudes de travail.
Passez de l'envoi non-conforme de pièces jointes à la livraison ultra-sécurisée
Courriels sortants : remplacez l'envoi de pièces jointes vulnérables par des liens d'accès direct vers l'espace sécurisé de votre client lors de la rédaction de vos messages. Insérez des demandes de fichiers ou déclenchez des demandes de signature électronique sans quitter Outlook.
Envoi de messages et fichiers sécurisés
Remplacez les pièces jointes traditionnelles par des liens d'accès direct vers l'espace sécurisé de votre client, directement depuis la fenêtre de rédaction d'Outlook.
Demandes de fichiers et signatures intégrées
Insérez des formulaires de collecte de documents ou déclenchez une demande de signature électronique sans ouvrir d'application tierce.
Notification courriel sans données sensibles
Vos clients reçoivent une alerte courriel claire et élégante qui les invite à consulter leurs messages et signer leurs ententes au sein d'un portail souverain et sécurisé. Accomplissez le travail... avec le sourire.
Convertissez vos courriels entrants en espaces sécurisés sans quitter Outlook
Courriels entrants : Convertissez un message client ou un fil de discussion complet en un nouvel espace sécurisé ou associez-le à un dossier existant en un seul clic. Les pièces jointes et les conversations sont automatiquement redirigées vers votre arborescence interne (SharePoint), éliminant ainsi les recherches manuelles et la saturation de votre boîte de réception.
Conversion instantanée en espace sécurisé
Transformez un courriel entrant ou son fil de discussion complet en un nouvel espace sécurisé dédié au client ou associez-le à un dossier existant.
Archivage des pièces jointes
Transférez les pièces jointes volumineuses ou sensibles de votre boite de réception et déposez-les directement dans le bon répertoire client.
Synchronisation fluide avec SharePoint
Retrouvez automatiquement les documents classés dans votre arborescence interne SharePoint tout en conservant une traçabilité complète, 100 % conforme à la Loi 25 (Québec), à la LPRPDE/PIPEDA (Canada) et certifiée SOC 2 Type II (États-Unis/Amérique du Nord).
Synchroniser automatiquement vos courriels entrants dans Convoflo
La synchronisation Outlook permet de connecter une boîte de réception externe à Convoflo afin que les courriels entrants des clients soient automatiquement classés dans le bon espace sécurisé, avec leurs pièces jointes.
Au lieu de gérer une partie des échanges dans Outlook et une autre dans Convoflo, vous regroupez les communications dans un environnement unique, plus clair et mieux structuré. Cela réduit les manipulations manuelles, limite les risques d’erreur et facilite le suivi des dossiers.
Résultat : vos équipes passent moins de temps à déplacer l’information d’un outil à l’autre, et vos échanges clients restent centralisés dans Convoflo.
Pourquoi cette fonctionnalité est-elle importante?
Réduit le nombre de canaux de communication
Plutôt que de gérer les échanges à la fois dans Outlook et dans Convoflo, vous rapatriez automatiquement les courriels clients dans un seul environnement plus structuré.
Évite les transferts manuels
Les courriels et leurs pièces jointes sont classés automatiquement, ce qui réduit les manipulations répétitives et le temps passé à déplacer l’information.
Améliore la centralisation des dossiers
Les messages entrants sont associés au bon espace sécurisé, ce qui aide à conserver un historique plus complet et plus cohérent des échanges.
Réduit les risques d’erreur ou d’oubli
En automatisant le classement des communications entrantes, vous diminuez le risque qu’un courriel important ou une pièce jointe reste dans une boîte de réception au lieu d’être traité au bon endroit.
Soutient une collaboration plus structurée
En regroupant les courriels, pièces jointes et échanges sécurisés dans Convoflo, vous créez un parcours plus clair pour le traitement et le suivi des dossiers.
Un bénéfice partagé pour votre client, vos équipes et votre organisation
Pour le client
Une expérience d'échange fluide et sans friction directement depuis sa boîte de réception habituelle. Votre client reçoit ses notifications, dépose ses pièces justificatives confidentielles et valide ses documents au sein d'un espace sécurisé accessible en un clic, sans devoir retenir de mot de passe complexe ni naviguer dans un portail rigide.
Pour vos équipes internes
L'élimination complète de la manipulation manuelle de fichiers et des allers-retours épuisants dans Outlook. Vos professionnels et adjointe(s) classent les courriels entrants, extraient les pièces jointes volumineuses et envoient leurs demandes de documents ou de signatures électroniques directement depuis l'add-in, avec une synchronisation automatique dans SharePoint.
Pour votre organisation
Une gouvernance documentaire centralisée et la suppression totale du Shadow IT et des pièces jointes vulnérables. Vous protégez votre cabinet contre les fuites de données grâce au chiffrement de bout en bout et garantissez un archivage souverain et traçable au Canada, 100 % conforme à la Loi 25 (Québec), à la LPRPDE/PIPEDA (Canada) et certifié SOC 2 Type II (États-Unis/Amérique du Nord). Accomplissez le travail... avec le sourire.
