Solution
Mettez fin au chaos des pièces jointes. Donnez à vos clients un vrai espace pour leurs fichiers.
Dans trop d’organisations, un document arrive par courriel, un autre par un outil de transfert imposé par le client et sans parler des portails clients qui ajoutent une autre couche de friction : ils sont rigides, complexes et trop peu adoptés.
Résultat : les clients préconisent le courriel non-sécurisé, multiplient les canaux de communication et fragmentent encore davantage le dossier. Convoflo vous permet de quitter ce modèle en centralisant les fichiers dans un environnement structuré, avec un historique clair, une meilleure traçabilité pour éviter les allers-retours inutiles.
Le problème n’est pas de transférer un fichier. C’est de bien le gérer après.
Le vrai problème n’est pas seulement d’envoyer un document. C’est de garder les fichiers accessibles, bien classés, faciles à retrouver et sécurisés dans le temps, dans une logique de partage en continu.
Simple pour votre client
Le client peut envoyer des fichiers facilement, même les plus volumineux, déposer un document dans un espace dédié et répondre à vos demandes sans jamais retourner dans sa boîte courriel. Cette simplicité d’utilisation remarquable favorise une autonomie immédiate, brise les barrières technologiques et élimine les frictions administratives.
Vos clients accèdent à leur espace sécurisé en un clic, sans mot de passe à retenir ni logiciel complexe à installer, évitant ainsi à vos équipes de se transformer en support technique improvisé pour guider la transmission d'une pièce justificative.
Moins de canaux dispersés
Supprimez définitivement l'utilisation de canaux d'échange informels ou de liens de téléchargement externes non conformes. Offrez à vos clients et à vos collaborateurs un historique de discussion continu et une source d'information centralisée qui accélèrent le traitement des dossiers, clarifient les échanges contextuels et éliminent les risques d'erreur humaine.
Meilleure continuité documentaire
Chaque document possède une histoire, des consignes et des décisions associées. Dans les environnements traditionnels, cette valeur contextuelle est systématiquement détruite lorsqu'un fichier est extrait d'un courriel pour être enregistré dans un dossier local ou transféré par lien externe.
Avec Convoflo, les fichiers ne perdent plus jamais leur contexte : ils demeurent organiquement attachés dans leur fil de discussion d'origine au sein d'un espace sécurisé dédié par client. Cette continuité documentaire native crée un historique centralisé et chronologique limpide, permettant à n'importe quel membre de votre équipe de reprendre un dossier instantanément, sans perte d'information ni friction.
Encore plus
Des fonctionnalités concrètes qui différencient Convoflo
Envois de documents en masse
Diffusez des documents confidentiels (factures, rapports, formulaires) à plusieurs clients simultanément en un seul clic. Chaque destinataire reçoit son contenu dans son propre espace sécurisé, garantissant une étanchéité totale et un gain de temps considérable pour vos équipes.
Création de dossiers en lot
Générez automatiquement une arborescence de sous-dossiers structurés pour un groupe de clients ou pour l'ensemble de votre organisation. Vous assurez ainsi une rigueur de classement uniforme dès l'ouverture d'un mandat, sans aucune manipulation manuelle répétitive.
Dépôt de fichiers simple, même volumineux
Vos clients peuvent envoyer des fichiers facilement, même lorsqu’ils sont volumineux, et les déposer directement dans un espace prévu à cet effet. L’expérience reste simple, fluide et pensée pour l’adoption.
Création de dossier par le client
Convoflo peut aussi offrir à vos clients la possibilité de créer un dossier pour déposer leurs documents, ce qui ajoute de la flexibilité tout en gardant l’information dans un cadre structuré.
Demande de fichiers intelligente
Demandez, recevez et validez les documents de vos clients dans un seul espace sécurisé — avec rappels automatiques, modèles réutilisables et vue d’ensemble sur toutes vos demandes.
Découvrez les demandes de fichiersEnvoi de documents avec notes
Ajoutez du contexte directement à l’envoi d’un document grâce à des notes intégrées. Le fichier et l’explication restent ensemble, dans le bon fil de collaboration.
Notifications groupées
Au lieu de multiplier les alertes pour un même destinataire, Convoflo peut regrouper certaines notifications pour réduire le bruit et rendre les échanges plus agréables à suivre.
En savoir plusAccusé de lecture
Confirmez plus facilement la réception de vos messages et de vos pièces jointes grâce à un accusé de lecture, pour mieux suivre l’état réel des envois importants.
Récupération rapide en ZIP
Téléchargez plusieurs documents en une seule fois grâce à la récupération rapide en format ZIP, pour accélérer le travail dans les dossiers plus lourds.
Formulaires PDF remplissables dans la plateforme
Permettez à vos clients de remplir directement des formulaires PDF à partir de la plateforme, sans sortir de l’environnement sécurisé ni multiplier les étapes.
Analyse antivirus automatique
Chaque fichier déposé dans Convoflo est analysé automatiquement, les fichiers suspects sont bloqués et les actions sont consignées. Cela ajoute une couche de protection native sans compliquer l’expérience.
Add-in Outlook
L'add-in Convoflo élimine complètement la friction liée à la gestion du changement. Vous restez dans l'environnement Outlook que vous utilisez déjà 8 heures par jour, tandis que Convoflo s'occupe de sécuriser vos échanges en arrière-plan.
Découvrez l'add-in OutlookDocuments SharePoint
Grâce à la synchronisation bidirectionnelle, chaque document déposé par vos clients dans leur espace sécurisé Convoflo est automatiquement copié vers le bon dossier de votre environnement Microsoft SharePoint interne. Vos équipes accèdent instantanément aux pièces justificatives directement depuis leur arborescence habituelle, sans manipulation manuelle ni transfert par courriel.
En savoir plusEnvois et demandes en lot
L'envoi et la demande de documents en masse par étiquettes permettent d'orchestrer vos campagnes ou ouvertures de dossiers vers des dizaines de clients en un seul clic. Chaque destinataire interagit dans son propre espace privé et étanche, éliminant tout risque d'erreur de destinataire (Cci) et automatisant vos collectes récurrentes sans aucun suivi manuel.
Accélérez le traitement de vos dossiers
Pourquoi cette approche change vraiment le quotidien
Un bon environnement de fichiers rend inévitablement vos dossiers clients plus rentables. Quand les documents sont accessibles au bon endroit, dans une structure claire et sécurisée, les dossiers avancent plus vite et demandent moins de support manuel.
Vos documents, toujours accessibles
Au lieu de devoir chercher dans vos archives et renvoyer un document déjà transmis à un client qui a égaré sa pièce jointe, permettez-lui de le retrouver par lui-même en quelques secondes. Dans un cabinet traditionnel, renvoyer des bilans, des avis d'imposition ou des contrats d'années antérieures génère une perte de temps administrative considérable et non facturable pour vos équipes. Grâce au partage en continu de Convoflo, chaque client accède à un espace sécurisé unique où ses fichiers restent parfaitement classés et accessibles en tout temps.
Vos clients deviennent 100 % autonomes, vos collaborateurs et vos équipes internes arrêtent de jouer aux archivistes sur demande et votre cabinet gagne un temps précieux sur chaque dossier.
Votre expérience client toujours optimale
Offrez à vos interlocuteurs une plateforme épurée aux couleurs de votre firme où ils peuvent consulter et transmettre leurs fichiers sans blocage technique. L’envoi de documents accompagnés de notes contextuelles vous permet d’injecter des explications précises directement au cœur de la plateforme, éliminant ainsi la fragmentation entre vos messages et vos pièces jointes. Cette approche unifiée transforme la perception qu'ont vos clients de votre organisation.
Sécurité réelle au lieu de la sécurité théorique
Un portail client peut offrir les plus hauts standards de chiffrement au monde, s'il est trop complexe et boudé par vos clients, il n'accomplit pas son rôle. Face aux micro-frictions habituelles — mots de passe oubliés, connexions fastidieuses et interfaces lourdes —, les clients retournent inévitablement vers le courriel en clair, réexposant votre firme aux fuites de données et aux brèches de conformité.
La véritable force de Convoflo réside dans son expérience client d'une simplicité remarquable. En offrant un accès fluide, sans mot de passe à retenir et sans assistance technique requise, Convoflo génère un taux d'adoption exceptionnel dès la première interaction. C'est cette adhésion spontanée du client final qui élimine les canaux informels et sécurise réellement votre cabinet au quotidien.
Un triple avantage
Un bénéfice partagé pour le client, les équipes et l’organisation
Pour votre client
Un environnement sécurisé plus simple pour déposer, retrouver ses documents et compléter ses demandes, sans dépendre d’une suite de courriels ni d’un portail rigide et trop complexe.
Pour vos équipes internes
Moins de recherches manuelles, moins de renvois de documents, moins de confusion entre les versions et un meilleur suivi de ce qui a été déposé, consulté ou téléchargé.
Pour votre organisation
Un environnement plus structuré, plus traçable et plus sécuritaire, avec contrôle d’accès, protection automatique des fichiers et conservation d’un historique clair. Le respect de la conformité est maintenant au coeur de la rentabilité.
Remplacez les pièces jointes dispersées par un vrai espace de fichiers sécurisé
Avec Convoflo, le transfert et la gestion de fichiers deviennent plus simples pour vos clients, plus efficaces pour vos équipes et beaucoup plus cohérents pour l’ensemble du dossier.
