Productivité et suivi interne
Pilotez vos dossiers d’un coup d’œil.
Convoflo ne traite pas les étiquettes comme de simples mots-clés, mais comme un véritable outil de pilotage opérationnel. Appliquées manuellement ou automatiquement lors d'événements clés (dépôt de fichier, lecture, message), elles s'adaptent à vos processus d'affaires existants.
Le problème n’est pas de recevoir des messages. C’est de savoir qui s’en occupe et où en est le dossier.
Dans une équipe de services professionnels, le volume d’échanges et de documents reçus peut rapidement devenir difficile à suivre. Sans visibilité claire sur l’état d’avancement, les risques d’oubli, de relances superflues et de double traitement se multiplient.
Fin du travail en double
Repérez en un coup d'œil si un collègue a déjà consulté ou pris en charge un document grâce aux statuts de lecture et d'avancement partagés. Identifiez immédiatement ce qui requiert votre attention (ex. À traiter, En attente du client, Urgent) sans avoir à ouvrir chaque échange individuellement.
Filtrage et recherche ultra-rapides
Profitez d'un moteur de filtrage et de recherche ultra-rapides spécialement conçu pour supprimer l'effort de tri manuel au sein de vos dossiers d'affaires. Convoflo indexe l'ensemble de vos communications et pièces justificatives en temps réel. Vos collaborateurs retrouvent un document précis, un formulaire rempli ou une signature validée en une fraction de seconde, sans jamais naviguer à travers des sous-dossiers complexes ou fouiller dans des boîtes courriel saturées.
Gestion de tâches intelligentes
Améliorez votre productivité avec nos étiquettes de suivi ! Ne perdez plus de temps à vous demander si un contenu est à traiter. Grâce à nos étiquettes de suivi personnalisables sur Convoflo, vous pouvez marquer clairement les documents et messages nécessitant une action, ceux en cours de traitement ou déjà traités.
Collaboration harmonieuse avec vos collègues
Facilitez la collaboration au sein de votre équipe avec nos étiquettes ! Partagez facilement le contenu étiqueté avec vos collègues pour une collaboration harmonieuse sur Convoflo. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez regrouper les documents et messages par catégories spécifiques et les partager avec les membres appropriés de votre équipe. Améliorez votre efficacité de travail et votre service à la clientèle en simplifiant la communication et la gestion de projets.
Des fonctionnalités conçues pour un suivi rigoureux et sans friction
Création et personnalisation d’étiquettes
Créez un catalogue d’étiquettes entièrement sur mesure, enrichi de codes de couleurs clairs et intuitifs, pour refléter fidèlement les étapes clés, les processus internes et le vocabulaire propre à votre organisation. Plutôt que de subir la nomenclature rigide d'un logiciel générique, Convoflo s'adapte à la réalité opérationnelle de votre firme.
Que vous souhaitiez catégoriser vos espaces par département (ex. : Comptabilité, Fiscalité, Juridique), par statut de traitement (ex. : En attente du client, À traiter, Approuvé) ou par type de mandat.
Application automatique des étiquettes
Configurez des règles d'automatisation intelligentes pour appliquer automatiquement des étiquettes de suivi dès qu'un fichier est déposé par un client ou au moment précis où un message est ouvert par un collègue. Plutôt que de compter sur une saisie manuelle sujette aux oublis, Convoflo met à jour l'état de vos espaces sécurisés en arrière-plan.
Lorsqu'un client téléverse une pièce justificative, l'étiquette Non-lu ou l'identifiant du département concerné (ex. : Comptabilité) s'applique instantanément, signalant l'action à l'équipe.
Filtres de recherche et tableaux de bord
Exploitez toute la puissance des filtres de recherche et des tableaux de bord Convoflo pour transformer le chaos d'une gestion documentaire éparpillée en une vue de pilotage parfaitement ordonnée. En combinant la recherche multicritères par étiquettes (ex. : Comptabilité, À traiter, Fiscalité 2026), par plage de dates et par statut d'avancement, vos équipes accèdent instantanément à la bonne information sans jamais fouiller dans des boîtes de réception saturées.
Vos tableaux de bord consolidés offrent à vos adjointe(s), professionnels et associés une visibilité en temps réel sur l'ensemble du portefeuille d'affaires.
Segmentation pour envois ciblés en lot
Sélectionnez en un clic tous les espaces clients associés à une étiquette précise pour diffuser une demande de documents ou un message collectif instantanément à l'ensemble de vos dossiers ciblés. Plutôt que de répéter la même opération manuelle pour chaque client ou de créer des envois par courriel en copie cachée (Cci) sujets aux erreurs de confidentialité, Convoflo vous permet de segmenter votre portefeuille d'affaires par catégorie (ex. : Clients T2, Ouverture de dossier 2026, Comptabilité corporative).
En appuyant sur cette sélection ciblée, votre message ou votre grille de collecte se déploie simultanément dans chaque espace sécurisé dédié. Chaque destinataire interagit dans un environnement 100 % privé et chiffré.
Un système visuel pensé pour la collaboration d’équipe
Étiquettes de statut opérationnel
Définissez des étapes de progression adaptées à votre pratique (Nouveau, En analyse, En attente du client, Complété) pour suivre l'évolution d'un dossier sans quitter la plateforme.
Étiquettes d’état de lecture
Distinguez clairement les contenus Non lu et Lu pour savoir immédiatement si une nouvelle pièce justificative a été prise en compte par un membre de l'équipe.
Attribution par département ou responsable
Attribuez des étiquettes d'équipe (ex. Comptabilité, Fiscalité, Juridique) ou de collaborateurs pour clarifier la responsabilité de chaque suivi.
Filtrage croisé multicritères
Combinez plusieurs étiquettes avec des plages de dates pour retrouver n'importe quel document ou message en quelques secondes.
Apportez une clarté totale au suivi de vos dossiers clients
Avec les étiquettes de suivi Convoflo, transformez la gestion de vos échanges quotidiens en un processus fluide, visible et parfaitement synchronisé.
