Solution
Automatisez ce qui ralentit vos équipes. Gardez le contrôle sur ce qui compte.
Quand des actions reviennent constamment — appliquer des étiquettes, classer, déclencher un comportement attendu, gérer la durée de vie d’un document — elles finissent par consommer un temps considérable. En automatisant ces gestes répétitifs, les équipes gagnent du temps, réduisent les suivis manuels et rendent leurs opérations plus cohérentes.
Le problème n’est pas seulement le volume de travail. C’est tout ce qui se répète inutilement.
Les automations ne servent pas seulement à gagner de nombreux clics. Elles changent la façon dont les équipes opèrent. Elles réduisent le bruit administratif, soutiennent la gouvernance et aident à faire respecter plus naturellement les bonnes pratiques.
Moins d’étiquetage manuel, moins de rappels à déclencher et moins de gestes répétitifs à refaire d’un dossier à l’autre : en confiant vos règles d'organisation aux automatisations intelligentes de Convoflo, vos équipes se libèrent enfin des micro-tâches administratives non facturables et récupèrent jusqu'à 4 heures par semaine. Vos adjoint(e)s et professionnel(le)s se consacrent exclusivement au conseil, à l'analyse et à la relation client.
La conformité cesse d’être seulement un cadre théorique quand certaines règles s’appliquent automatiquement dans l’espace sécurisé, notamment autour du cycle de vie des données et de la traçabilité. Programmez la suppression automatique des documents sensibles après 30, 60 ou 90 jours pour éliminer les risques de conservation indéfinie et simplifier vos audits de conformité.
Quand une règle applique automatiquement l’étiquette Non-lu à l’ajout d’un fichier, puis Lu dès qu’un document est consulté, l’équipe voit immédiatement qu’un collègue a déjà ouvert le document. Résultat : moins de travail en double, moins de vérifications internes inutiles et un meilleur pilotage du dossier au quotidien.
Définissez vos règles une seule fois au niveau de l'organisation. Dès qu'un client dépose ou consulte une pièce justificative, Convoflo met à jour les étiquettes de suivi en temps réel sans que vos collaborateurs n'aient à intervenir. Une bonne pratique qui dépend uniquement de la mémoire des équipes finit souvent par s’éroder. Une règle automatisée, elle, s’exécute de façon constante.
En retirant des frictions internes plutôt qu’en en ajoutant, les automations rendent l’environnement plus simple à utiliser et plus facile à faire vivre au quotidien.
Des fonctions concrètes pour automatiser la gestion dans Convoflo
Appliquez automatiquement les bonnes étiquettes lorsqu’un fichier est ajouté ou consulté dans un espace sécurisé, afin de mieux refléter l’état réel du dossier sans intervention manuelle. Par exemple, un document peut être étiqueté Non-lu à son dépôt, puis Lu dès qu’un collègue le consulte, ce qui empêche que deux personnes travaillent en double sur le même dossier.
Déclenchez automatiquement l'application d'étiquettes spécifiques dès qu'un message ou une pièce justificative est ajouté à un espace client, afin de suivre précisément les événements de collaboration et de standardiser le pilotage de vos dossiers. Grâce à ces règles intelligentes, vous pouvez classifier instantanément un échange selon sa nature et préciser le département auquel il s'adresse (ex. : Comptabilité, Fiscalité, Juridique ou Ventes).
Automatisez certaines règles de cycle de vie, comme la suppression de fichiers après une période donnée, afin de renforcer votre gouvernance documentaire. Convoflo soutient aussi la suppression définitive de documents, les dates d’expiration et l’export d’un journal d’activité complet.
Pour chaque nouvel espace sécurisé client dans Convoflo, vous pouvez déclencher un ensemble de règles automatiques pour en verrouiller le fonctionnement avant même le premier échange. Qu'il s'agisse d'imposer un mode de dépôt intégral, de restreindre les messages, ou de programmer la suppression définitive des pièces sensibles après une période donnée, ces règles garantissent un cadre d'échange parfaitement en ligne avec vos politiques internes en matière de communication client.
Vous désirez passer à la vitesse supérieure grâce aux automatisations Convoflo ? Nos connecteurs sur la plateforme Zapier vous permettent de relier Convoflo à des dizaines de milliers d'applications d'affaires pour simplifier vos opérations quotidiennes, tout en offrant à vos clients la double conformité Convoflo.
Un bénéfice partagé pour le client, les équipes et l’organisation
Pour votre client
Une expérience sans tracas ni micro-frictions au quotidien. Votre client interagit avec votre cabinet dans un espace sécurisé simple et intuitif, sans mot de passe complexe à retenir ni démarches fastidieuses. Il répond à vos consignes en un clic et transmet ses documents en toute autonomie, sachant ses renseignements personnels protégés selon les plus hauts standards de l'industrie.
Pour vos équipes internes
La fin des manipulations répétitives non facturables et de la « chasse aux trésors » documentaire. Vos professionnels et adjointe(s) automatisent le classement, l'application d'étiquettes de suivi et les relances de pièces manquantes sans devoir envoyer de courriels manuels. Chaque dossier reste parfaitement ordonné et synchronisé, ce qui réduit les erreurs de saisie et libère un temps précieux pour vos mandats stratégiques.
Pour votre organisation
Une rigueur opérationnelle totale, un contrôle d'accès maîtrisé et l'élimination du Shadow IT (informatique fantôme). Vous standardisez la durée de vie de vos documents, garantissez une traçabilité complète des actions et assurez un stockage 100 % conforme à la Loi 25 (Québec), à la LPRPDE/PIPEDA (Canada) et certifié SOC 2 Type II (États-Unis/International). Accomplissez le travail... avec le sourire.
Automatisez vos tâches répétitives sans perdre le contrôle
Avec les automations Convoflo, vous réduisez les manipulations manuelles, appliquez vos standards plus uniformément et renforcez la gouvernance directement dans vos espaces sécurisés.
