Solution
Unifiez vos communications clients. Gardez le partage en continu.
Convoflo centralise les messages, les documents, les signatures et les suivis dans un seul espace sécurisé, pour offrir une expérience client plus fluide, plus autonome et plus simple à adopter.
Le problème n’est pas d’envoyer un message. C’est de garder le dossier vivant.
Le vrai problème n’est pas seulement la sécurité du courriel. C’est la fragmentation des échanges. Quand les documents circulent entre pièces jointes, transferts externes, suivis manuels et portails peu utilisés, le dossier perd sa continuité. Cette fragmentation ralentit les suivis, augmente les risques d’erreur et force les équipes à multiplier les manipulations manuelles.
Moins de canaux dispersés
Au lieu de jongler entre courriels, pièces jointes, transferts de fichiers et rappels manuels, vous regroupez les échanges dans un seul environnement sécurisé. Quand le client adopte facilement l’espace sécurisé, vos processus internes se libèrent aussi : moins de support improvisé, moins de chasse aux documents, moins de relances manuelles et moins d’erreurs liées à des versions dispersées.
Meilleure continuité de dossier
Les messages, documents et actions restent liés au bon contexte, ce qui évite de reconstruire un dossier à partir d’informations éparpillées. Au besoin, vous pouvez même classer des courriels entrants directement dans un espace sécurisé.
Moins de friction pour le client
La non-adoption ne vient pas d’un manque de sécurité, mais d’une accumulation de micro-frictions dans l’expérience client. Quand l’expérience devient trop lourde, les clients reviennent aux courriels.
Le modèle moderne : un espace sécurisé et son partage en continu
Le partage en continu consiste à maintenir la relation active dans le temps, dans un espace où le client peut revenir retrouver ce qu’il cherche, comprendre ce qui est attendu et continuer d’avancer sans dépendre d’un renvoi manuel.
Le client retrouve tout sans effort
Au lieu de redemander un document déjà envoyé, il le retrouve dans son espace sécurisé, dans un historique centralisé. Les conversations sont regroupées dans un seul historique, et les pièces jointes restent liées au contexte du message, et ce, disponible en tout temps.
Le client et le professionnel avancent donc dans un fil logique, et non dans une suite d’échanges déconnectés.
Le professionnel ne renvoie plus la même information deux fois
Moins de courriels de suivi. Moins de documents renvoyés. Moins de perte de temps pour l’équipe. Cette autonomie réduit directement les manipulations manuelles et les suivis administratifs.
En d'autres mots, le client peut revenir à sa convenance consulter un document, répondre à une demande ou poursuivre l’échange, sans repartir de zéro ni demander qu’on lui renvoie l’information.
L’adoption client assure votre conformité
Quand l’expérience est simple à utiliser, les échanges restent dans le bon périmètre. La sécurité n’est alors plus un obstacle à l’usage, mais une composante naturelle du parcours.
En d'autres mots, un outil peut être à 100 % conforme sur le papier (sécurisé pour l'autorité de marché), mais s'il est un enfer à utiliser pour le client final, le cabinet est en non-conformité opérationnelle totale dès que le client bascule sur un courriel classique.
Quand prévoyez-vous rendre réellement conformes vos échanges clients ?
Des fonctionnalités concrètes pour soutenir cette approche
Demande de fichiers structurée
Convoflo permet de demander des documents directement dans l’espace sécurisé, avec documents requis ou optionnels, échéances, rappels automatiques, approbation ou rejet des fichiers et suivi d’avancement. Le client voit immédiatement ce qui est attendu et ce qu’il reste à fournir.
Les titres de documents reçus sont automatiquement renommés par l'intelligence artificielle.
Messagerie-client sécurisée
Les conversations sont regroupées dans un seul historique, les pièces jointes sont liées au bon contexte et les alertes par courriel ne contiennent pas d’information sensible. Le courriel redevient une notification, pas le lieu où vivent les données.
Étiquettes de statut
Les étiquettes internes permettent de visualiser rapidement l’état d’un dossier, de filtrer les éléments à traiter, d’assigner implicitement une responsabilité et d’éviter qu’un document se perde dans une boîte courriel.
Traçabilité complète
Chaque dépôt de document, téléchargement, modification, signature électronique, paiement ou réponse à un message est automatiquement consigné dans un journal d’activité complet et exportable en tout temps. Ce niveau de traçabilité est totalement inatteignable avec le courriel seul, où l'information reste dispersée, altérable et sujette aux erreurs de manipulation.
Grâce à ce registre horodaté inaltérable, Convoflo transforme la gestion de vos échanges clients de votre cabinet en une preuve de conformité rigoureuse, offrant à vos associés ainsi qu'à vos auditeurs une visibilité parfaite sur l'historique exact de chaque dossier client.
Signature électronique et paiements intégrés
Les échanges clients ne s’arrêtent pas au dépôt de documents. Ils impliquent aussi signatures, acceptations et paiements. Convoflo les garde dans le même espace sécurisé, avec un seul historique, moins d’outils, moins de frictions et moins de risques.
Un bénéfice partagé pour votre client, vos équipes et votre organisation
Pour votre client
Une expérience de communication unifiée, fluide et sans contrainte. Votre client accède à son espace sécurisé en un clic, échange des messages dans un fil de discussion clair, dépose ses documents volumineux et signe ses ententes sans devoir retenir de mot de passe complexe ni naviguer dans un portail rigide et fragmenté.
Pour vos équipes internes
La fin du jonglage épuisant entre les boîtes courriel, les transferts externes et les fichiers dispersés. Vos professionnels et adjointe(s) centralisent l'ensemble des échanges, des demandes de documents et des approbations au même endroit, avec une synchronisation automatique dans vos systèmes internes (Microsoft SharePoint, Outlook, CRM).
Pour votre organisation
Une gouvernance documentaire irréprochable et l'élimination totale du Shadow IT (informatique fantôme). Vous protégez votre firme contre les fuites de données grâce au chiffrement de bout en bout et garantissez un archivage souverain et traçable au Canada, 100 % conforme à la Loi 25 (Québec), à la LPRPDE/PIPEDA (Canada) et certifié SOC 2 Type II. Accomplissez le travail... avec le sourire.
Remplacez les échanges fragmentés par une communication client en continu
Convoflo aide les organisations à sortir du chaos des courriels, des pièces jointes et des outils dispersés pour adopter un modèle plus simple, plus structuré et plus sécuritaire. Convoflo n’est pas un outil de plus : c’est une infrastructure complète de communication client.
