Outils de productivité
Pour devenir maître de son temps, il faut libérer son quotidien des tâches administratives répétitives et non facturables. Convoflo rassemble une suite complète d’outils de productivité nativement intégrés — incluant les relances automatiques, la collecte de fichiers en masse et les signatures électroniques. En centralisant vos flux documentaires au sein d'un espace sécurisé unifié, vous éliminez les saisies manuelles et les recherches de courriels dispersés.
Messages précomposés
Standardisation des communications du cabinet
Créez des modèles de messages officiels pour vos instructions récurrentes (ex. : Accusé de réception, Demande de pièces complémentaires, Consignes fiscales). Vous garantissez une communication professionnelle et sans erreur pour toute l'équipe.
Rédaction ultra-rapide et gain de temps
Insérez des réponses types d'un simple clic lors de vos échanges avec les clients. Vos adjointe(s) et professionnels éliminent la frappe répétitive et répondent aux demandes courantes en quelques secondes.
Partagés avec vos collègues
Facilitez la collaboration avec vos collègues en partageant des modèles de messages précomposés. Assurez la cohérence de vos communications et économisez du temps en rendant disponibles à votre équipe des textes préparés, partageables et personnalisables pour chaque situation.
Créez une signature appliquée à vos message
Personnalisez automatiquement vos signatures pour chaque communication. Créez des modèles de messages avec vos informations professionnelles, telles que votre nom, titre, coordonnées, etc. Ces signatures personnalisées seront automatiquement appliquées à chaque message, vous faisant gagner du temps et assurant une présentation professionnelle cohérente. Simplifiez votre communication et impressionnez vos destinataires avec des signatures personnalisées grâce à nos messages précomposés.
Rappels intelligents
Réduction drastique des goulets d'étranglement
En guidant le client avec des notifications régulières jusqu'au dépôt complet, vous éliminez les relances manuelles, réduisez les délais de collecte de plus de 50 % et lancez vos mandats plus rapidement.
Envoi automatique d'une notification par courriel à l’heure et date sélectionnée
Ne manquez plus aucune échéance avec notre fonction de création de rappels personnalisés ! Paramétrez facilement des rappels qui enverront automatiquement des notifications par courriel à l'heure et à la date que vous aurez sélectionnées. Restez organisé et ne laissez plus rien passer grâce à nos rappels sur mesure. Simplifiez la gestion de vos tâches et soyez toujours à jour avec Convoflo.
Cibler des personnes qui recevront le courriel de rappel
Avec notre fonctionnalité de rappel ciblé, vous pouvez choisir précisément qui recevra le courriel de rappel. Sélectionnez une ou plusieurs personnes pour s'assurer que les bonnes personnes sont informées des échéances importantes. Gagnez en efficacité et en clarté dans vos communications en utilisant notre option de rappel ciblé, disponible dès maintenant sur Convoflo.
Relances d'échéances programmées
Fixez une date d'échéance sur vos demandes et laissez Convoflo envoyer des rappels automatiques (ex. : 7 jours avant, la veille et le jour J). Vous sollicitez le client avec courtoisie sans solliciter votre équipe.
Tableau de suivi des retardataires
Visualisez instantanément la liste des rappels actifs et l'état des demandes de documents et les documents de signatures en attente. Vos collaborateurs identifient les points de blocage sans fouiller dans les historiques de courriels.
PDFs remplissables
Édition et saisie de PDF interactifs dans le navigateur
Permettez à vos clients de compléter leurs formulaires PDF (ex. : Questionnaires fiscaux, formulaires d'embarquement, déclarations) directement depuis leur écran, sans avoir à les imprimer ou les scanner.
Sauvegarde automatique dans l'espace sécurisé
Une fois le formulaire rempli, les données saisies sont enregistrées directement dans le fichier hébergé sur Convoflo. Aucune manipulation de fichier local n'est requise.
Synchronisation automatique vers Microsoft SharePoint
Lorsque votre compte Convoflo est synchronisé avec SharePoint, le PDF rempli par le client est répliqué instantanément dans vos dossiers internes SharePoint, prêt pour le traitement par vos professionnels.
Autres outils
... et encore plus!
Anti-virus intelligent
Assurance que vos documents reçus ne sont pas une menace
Vous et vos clients pouvez avoir la conscience tranquille; tous les fichiers déposés sur la plateforme Convoflo passent par un anti-virus intelligent à jour avec les derniers virus connus.
Sur la sécuritéSignature électronique native intégrée
Faites signer vos mandats, déclarations et ententes en 1 clic au même endroit, avec horodatage certifié, certificat de preuve et valeur juridique intégrale, sans passer par un outil externe payant.
Découvrez les signaturesAdd-in Convoflo pour Microsoft Outlook
Envoyez, sécurisez et classez vos courriels ou pièces jointes vers vos espaces Convoflo directement depuis votre boîte d'envoi Outlook (Desktop, Mac et Web), sans multiplier les manipulations.
Découvrez l'add-in OutlookDemandes de fichiers structurées et réutilisables
Créez des listes de vérification interactives avec échéances et rappels automatiques programmés (ex. : 7 jours avant, la veille et le jour J) pour obtenir vos documents sans relance manuelle.
Découvrez les demandes de fichiersPasserelle d'accueil client intégrée à votre site web
Intégrez un portail d'accès direct sur votre site internet d'entreprise, permettant à vos clients de déposer leurs documents ou d'accéder à leur espace sécurisé en toute autonomie.
Découvrez la passerelleActions en lot et modèles en masse
Déployez des collectes de documents et des messages ciblés simultanément auprès de dizaines de clients segmentés par étiquettes (ex. : Clients T2, Période fiscale 2026) tout en maintenant des espaces sécurisés 100 % privés.
Connecteurs API et Zapier
Liez vos espaces sécurisés Convoflo à plus de 5 000 applications d'affaires pour automatiser la création de dossiers, l'archivage et le déclenchement de workflows de bout en bout.
En savoir plusSynchronisation bidirectionnelle Microsoft SharePoint
Acheminez automatiquement chaque fichier déposé par un client vers l'arborescence de vos serveurs internes SharePoint. Vos équipes conservent leurs habitudes de classement et d'archivage sans saisie manuelle.
En savoir plusÉtiquettes intelligentes et personnalisables
Profitez du système d'étiquettes internes de Convoflo pour catégoriser, filtrer et suivre l'avancement de vos dossiers en toute simplicité. Invisibles pour vos clients externes, ces balises visuelles vous permettent d'assigner des responsabilités par département, d'identifier le statut de lecture ou de traitement et de retrouver n'importe quel espace sécurisé en une fraction de seconde.
Découvrez les étiquettes
Un bénéfice partagé pour le client, les équipes et l'organisation
Pour votre client
Un environnement sécurisé plus simple pour déposer, retrouver ses documents et compléter ses demandes, sans dépendre d'une suite de courriels ni d'un portail rigide et trop complexe. Votre client gagne en autonomie grâce à un accès direct, sans mot de passe fastidieux à retenir, lui permettant d'interagir avec votre cabinet en quelques clics.
Pour vos équipes internes
Moins de recherches manuelles, moins de renvois de documents, moins de confusion entre les versions et un meilleur suivi de ce qui a été déposé, consulté ou téléchargé. Vos adjointe(s) et professionnels éliminent les tâches répétitives non facturables grâce à l'automatisation des relances et à la centralisation des flux documentaires au même endroit.
Pour votre organisation
Un environnement plus structuré, plus traçable et plus sécuritaire, avec contrôle d'accès, protection automatique des fichiers et conservation d'un historique clair. Le respect de la conformité devient votre meilleur levier de rentabilité, garantissant un cadre certifié SOC 2 Type II et conforme à la Loi 25 (Québec) et à la LPRPDE/PIPEDA (Canada). Accomplissez le travail... avec le sourire.
Automatisez vos tâches répétitives sans perdre le contrôle
Avec les outils de productivité Convoflo, réduisez les manipulations manuelles non facturables, appliquez vos standards de classement plus uniformément et renforcez la gouvernance documentaire directement au sein de vos espaces sécurisés.
